Jak zmniejszyć rozmiar PDF - offline, online i na Macu

Krok po kroku

1. 1

   Sprawdź, co waży najwięcej

   Duży PDF to prawie zawsze zdjęcia lub skany w środku, bo sam tekst waży grosze. Jeśli dokument ma kilka albo kilkanaście megabajtów, winne są obrazy w wysokiej rozdzielczości. To one decydują, ile uda się zejść z wagą.

2. 2

   Na Macu użyj Podglądu i filtra Quartz

   Otwórz plik w Podglądzie, wejdź w Plik → Eksportuj i z listy Filtr Quartz wybierz Reduce File Size. Zapisz pod nową nazwą, żeby nie nadpisać oryginału. Ten filtr potrafi jednak mocno pogorszyć jakość zdjęć, więc jeśli druk stanie się nieczytelny, wróć do oryginału.

3. 3

   Zrób własny filtr Quartz dla lepszej jakości

   Wbudowany filtr bywa zbyt agresywny i psuje skany. W aplikacji Narzędzie ColorSync możesz utworzyć własny filtr i ustawić rozdzielczość obrazów na około 150 dpi oraz średnią jakość JPEG. Taki filtr pojawi się potem na liście w Podglądzie i daje kompromis między wagą a czytelnością.

4. 4

   Z Worda wyeksportuj w minimalnym rozmiarze

   Jeśli masz dokument źródłowy, otwórz go w Wordzie i wybierz Zapisz jako, a jako typ PDF. Kliknij Opcje albo zaznacz Optymalizuj dla: Minimalny rozmiar. Word osadzi zdjęcia w niższej rozdzielczości i plik będzie zauważalnie lżejszy. Darmowy LibreOffice ma podobną opcję przy eksporcie do PDF.

5. 5

   Online, gdy nie masz Maca ani Worda

   Narzędzia typu iLovePDF czy Smallpdf kompresują PDF w przeglądarce w kilka sekund i są darmowe dla pojedynczych plików. Wybierz kompresję średnią, żeby nie zniszczyć jakości. Nigdy nie wrzucaj tam umów, skanów dowodu ani dokumentów z danymi osobowymi czy medycznymi.

6. 6

   Skanuj mądrzej następnym razem

   Jeśli PDF to skan, źródłem wagi jest rozdzielczość skanowania. Do zwykłych dokumentów tekstowych wystarczy 200-300 dpi i tryb czarno-biały albo odcienie szarości. Kolorowy skan w 600 dpi potrafi ważyć kilkanaście razy więcej, niż naprawdę potrzebujesz. Jeśli skaner zapisuje od razu do PDF, ustaw niższą rozdzielczość i tryb czarno-biały jeszcze przed skanowaniem.

Za darmo i offline kontra narzędzia online

Za darmo zmniejszysz PDF na kilka sposobów bez wysyłania go gdziekolwiek. Na Macu masz Podgląd, a na każdym komputerze z Wordem albo darmowym LibreOffice masz eksport do PDF z kontrolą rozmiaru. Sam Windows nie ma dobrego kompresora: funkcja Drukuj do pliku PDF czasem trochę pomaga, ale nie zmniejsza zdjęć w środku, więc efekt bywa różny. Płatny Adobe Acrobat Pro ma z kolei gotową funkcję Zmniejsz rozmiar pliku oraz Optymalizację PDF, która pokazuje, co w dokumencie waży najwięcej.

Narzędzia online są wygodne i często kompresują mocniej, tyle że wrzucasz na cudzy serwer całą treść dokumentu. Przy poufnych plikach to realne ryzyko, bo dane trafiają do zewnętrznej firmy, czasem poza Polskę. Do faktury dla znajomego online jest w porządku, do dokumentów z numerem PESEL czy numerem konta zostań przy metodach offline.

Limity urzędów i formularzy

Urzędowe systemy jak ePUAP, e-Doręczenia czy formularze podatkowe mają limity wielkości załączników. Zwykle mieszczą się w granicach kilku megabajtów na plik, ale konkretna wartość zależy od danego systemu, więc sprawdź ją w formularzu, zanim zaczniesz wysyłać. Gdy plik jest za duży, dostaniesz błąd już przy dodawaniu załącznika.

Jeśli dokument dalej nie mieści się w limicie, podziel go na części albo zeskanuj ponownie w niższej rozdzielczości i w skali szarości. Przy wielostronicowych skanach to zwykle skuteczniejsze niż sama kompresja gotowego pliku. Ostrość tekstu przy 200-300 dpi w zupełności wystarczy urzędnikowi do odczytania.

Najczęstsze pytania